26.3.2020 Päivitetty otsikointia ja selkeytetty tietosuojaselosteen rakennetta
8.5.2018 Laadittu
Tämä dokumentti sisältää tietosuojaselosteet Toiminnanohjausjärjestelmä Digia Enterprisesta sekä Lime CRM- järjestelmästä. Dokumentissa ensimmäinen seloste koskee toiminnanohjusjärjestelmää ja jälkimmäinen CRM- järjestelmää.
Juustoportti Oy
Y-tunnus: 2065563-7
Meijeritie 3, 61600 Jalasjärvi
Puh. 06-4566800
Lisäksi yhteisrekisterinpitäjinä toimivat soveltuvin osin seuraavat Juustoportti-konserniin kuuluvat yhtiöt:
Juustoportti Food Oy, Y-tunnus 2104605-9
Juustoportti ILO Oy, Y-tunnus 0957083-5
Kasvis Galleria Oy, Y-tunnus 1527898-8
Pekka Alakoski, Henkilöstöasiantuntija
e-mail: pekka.alakoski@juustoportti.fi
Puh: +358408252790
Muut yhteystiedot:
Maria Kankaanpää, Henkilöstöpäällikkö
e-mail: maria.kankaanpaa@juustoportti.fi
Puh: +358408334640
Riku Lehtonen, Myyntipäällikkö
e-mail: riku.lehtonen@juustoportti.fi
Puh: +358405303343
Digia Enterprise toiminnanohjausjärjestelmä
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ohjata Juustoportti Oy:n (2065563-7) sekä sen tytäryhtiöiden, erityisesti Juustoportti Food Oy:n (2104605-9), Juustoportti ILO Oy:n (0957083-5) ja Kasvis Galleria Oy:n (1527898-8) liiketoimintaa sekä tilaus-toimitusprosessia. Tilaus, laskutus ja kirjanpito luodaan järjestelmästä. Tilauksia voi tehdä ainoastaan järjestelmään perustettu asiakas.
Käsittelyperusteena on
Henkilötietojen käsittelyyn ei sisälly automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
Rekisterissä on tietoja vain sellaisista yrityksistä ja henkilöistä yhteystietoineen, jotka ovat Juustoportti-konsernin elintarvikeliiketoiminnan nykyisiä tai potentiaalisia asiakasyrityksiä tai kyseisten yritysten yhteyshenkilöitä.
Rekisteröidystä voidaan tallentaa asiakassuhteeseen ja myynnin edistämiseen liittyviä tietoja, kuten:
Tiedot säilytetään asiakkuuden ja asiakkaan olemassaolon ajan yritysasiakkaiden kohdalla. Henkilöiden tiedot tallennetaan niin kauan, kunnes uudet yhteyshenkilön yhteystiedot saadaan tai kunnes niiden poistoa pyydetään, eikä tietojen poistolle ole estettä, joka aiheuttaisi jonkin sopimuksessa sovitun seikan vaarantumisen.
Rekisteröityjen tietojen kerääminen perustuu asiakassuhteeseen tai muuhun yhteyteen Juustoportti-konserniin. Rekisterin tiedot kerätään asiakassuhteen erivaiheissa. Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti henkilöltä itseltään tai rekisteröidyn työnantajalta seuraavasti:
Henkilötietoja saatetaan ostaa kertaluonteiseen markkinointikäyttöön myös Juustoportti-konsernin ulkopuolisista rekistereistä sekä kerätä julkisista lähteistä.
Henkilötiedot sijaitsevat yritykselle varatussa palvelinosiossa, jonne pääsy on mahdollista vain tietojen käsittelijöillä sekä palvelun tarjoajalla (Digia). Palvelin palveluntarjoajalla (Elisa Oyj) ei ole pääsyä toiminnanohjausjärjestelmään. Yhteys on avattu vain tietyille IP-osoitteille ja VPN-tunneleille.
Kullakin käyttäjällä on henkilökohtaiset käyttäjäoikeudet toiminnanohjausjärjestelmään. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttäjäoikeudet on jaettu oikeusluokkiin, joiden perusteella henkilötietoihin pääsyä ja niiden käyttöä on rajoitettu.
Tietoja on mahdollista siirtää excel-muotoon ja tulostaa järjestelmästä, mutta tietojen siirtäminen järjestelmän ulkopuolelle on kielletty.
Järjestelmä kerää lokitietoa, jonka perusteella tehdyt toimenpiteet ovat selvitettävissä järjestelmän toimittajan (Digia Oyj) toimesta. Lokitiedon ylläpito on tärkeää järjestelmän eheyden ja mahdollisten ongelmatilanteiden jäljittämiseksi. Järjestelmä ohjaa yrityksen lakisääteisissä tehtävissä käytettäviä tietoja, joten tiedon on oltava seurattavissa ja jäljitettävissä.
Henkilötietoja tarkistetaan säännöllisesti laskutuksen ja yhteydenottojen yhteydessä. Lisäksi keskusliikkeet lähettävät yhteyshenkilöiden yhteystietojen päivityksiä automaattisesti, minkä perusteella tietoja tallennetaan toiminnanohjausjärjestelmään ja vanhoja tietoja poistetaan. Henkilötietojen oikeellisuudesta toiminnanohjausjärjestelmässä määrää viimekädessä tietojen syöttäjä, mutta saapuvien tietojen oikeellisuudesta vastaa niiden lähettäjä.
Jos rekisteriin tallennettu henkilötieto halutaan poistaa, eikä sen poistaminen aiheuta sopimuksella sovitun tai muutoin varjeltavan edun vaarantumista, tieto poistetaan järjestelmästä rekisteröidyn tai asiakkaan oikeuttaman henkilön erillisestä pyynnöstä. Tietoja poistetaan myös, kun ne todetaan vääriksi tai kun henkilö poistuu asiakkaan palveluksesta ja tieto saavuttaa Juustoportti-konsernin henkilön, joka tietoja ylläpitää.
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Toiminnanohjausjärjestelmästä pystytään siirtämään tietoja rajapinnan avulla, mutta henkilötietoja ei siirretä järjestelmän ulkopuolelle.
Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle. Palvelin sijaitsee Suomessa.
Juustoportin verkkosivuilla käytetään evästeitä. Nämä pienet tekstitiedostot tallentuvat laitteellesi vieraillessasi sivulla keräten tietoa kävijän sivuston käytöstä. Evästeet eivät ole haitallisia, eivätkä ne aiheuta haittaa tietokoneelle, tiedostoille tai internetin käytölle.
Evästeitä käytetään useisiin käyttötarkoituksiin, jotka liittyvät esimerkiksi sivuston toimivuuteen, analysointiin ja markkinointiin.
Sivustoa seurataan kolmannen osapuolen analytiikka- ja seurantapalveluilla, tässä tapauksessa Google Analyticsillä. Palvelu tilastoi tietoa muun muassa käyttäjämääristä, sivuston selailutavasta ja käytetyistä laitteista. Näiden avulla sivuston toimivuutta pystytään seuraamaan ja kehittämään.
Sivusto sisältää kolmannen osapuolen markkinointipalveluiden evästeitä, kuten Facebook ja Goodle AdWords. Evästeet keräävät tietoa, muun muassa käyttäjän kiinnostuksen kohteista, iästä sekä sijainnista, joiden avulla markkinointiamme voidaan kohdentaa paremmin tavoittamaan ihmisiä, jotka ovat kiinnostuneita Juustoportista ja siitä mitä teemme.
Evästeet keräävät myös seuraavia tietoja:
Yksittäisten henkilöiden tunnistaminen analytiikan joukosta on mahdotonta. Evästeitä käytetään lisäksi mm. sivun rekisteröinti- ja sisäänkirjautumistarkoitukseen.
Lisätietoja Googlen evästekäytännöistä
Lisätietoja Facebookin evästekäytännöistä
Lisätietoja evästeistä yleisesti
Evästeiden poisto ja estäminen
Google Analytics- verkkoanalytiikkapalvelun evästeet verkkosivun käyttäjä voi halutessaan estää selaimeen asennettavalla lisäosalla. Muut keksit henkilö voi poistaa tai estää ne käytetyn verkkoselaimen asetuksista. On huomioitava, joidenkin toimintojen tarvitsevan evästeitä. Verkkosivuston palveluntarjoaja Slogan ei kykene tarjoamaan täysimittaista sivuston toimivuutta, mikäli tällaisten evästeiden käyttö sivustolla estetään.
Rekisteröity voi kysyä rekisterin tietoja käsittelevältä Juustoportti-konsernin palveluksessa olevalta henkilöltä hänestä tallennettuja tietoja puhelimitse. Tunnistus puhelimitse tapahtuvassa kyselyssä tehdään puhelinnumeron ja kytkettävissä olevien yksilöintitietojen perusteella. Oikeuksia toiminnanohjausjärjestelmään tietojen tarkistamiseksi ei anneta rekisteröidyille, ellei henkilöllä samalla ole roolia, joka oikeuttaisi käyttäjätunnuksiin toiminnanohjausjärjestelmään pääsemiseksi.
Rekisteröidyt tiedot eivät ole arkaluonteisia ja puhelinnumerot ovat yritysasiakkaan omistuksessa olevia puhelinnumeroita.
Tietovuoto on erittäin epätodennäköinen järjestelmästä ja ainoaksi käytännössä mahdolliseksi tietovuotoriskiksi jää tiedon käsittelijä. Mikäli tietovuotoa epäillään, pysytään vuotaja selvittämään järjestelmän tallentaman lokitiedon avulla. Mahdollista on teoriassa viruksen tai muun haittaohjelman aiheuttama tietovuoto, mutta rekisterinpitäjän hyvän tietoturvan vuoksi tätä pidetään epätodennäköisenä.
Tietovuodon riskiä pidetään olemattomana.
Riskin hallitsemiseksi järjestelmään pääsee vain henkilökohtaisin käyttäjäoikeuksin ja pääsy palvelimelle, jolla järjestelmä sijaitsee, on rajattu.
Juustoportti Oy
Y-tunnus: 2065563-7
Meijeritie 3, 61600 Jalasjärvi
Puh. 06-4566800
Lisäksi yhteisrekisterinpitäjinä toimivat soveltuvin osin seuraavat Juustoportti-konserniin kuuluvat yhtiöt:
Juustoportti Food Oy, Y-tunnus 2104605-9
Juustoportti ILO Oy, Y-tunnus 0957083-5
Kasvis Galleria Oy, Y-tunnus 1527898-8
Pekka Alakoski, Henkilöstöasiantuntija
e-mail: pekka.alakoski@juustoportti.fi
Puh: +358408252790
Muut yhteystiedot:
Maria Kankaanpää, Henkilöstöpäällikkö
e-mail: maria.kankaanpaa@juustoportti.fi
Puh: +358408334640
Riku Lehtonen, Myyntipäällikkö
e-mail: riku.lehtonen@juustoportti.fi
Puh: +358405303343
Lime CRM
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Juustoportti Oy:n (2065563-7) sekä sen tytäryhtiöiden, erityisesti Juustoportti Food Oy:n (2104605-9), Juustoportti ILO Oy:n (0957083-5) ja Kasvis Galleria Oy:n (1527898-8)) asiakaskontaktointi, markkinointi, myynti, palvelun laadun kehittäminen, asiakassuhteiden hoito sekä asiakasviestintä.
Henkilötietojen käsittelyn peruste on markkinoinnin osalta oikeutettu etu ja asiakassuhteen hoidon osalta sopimuksen täytäntöönpano. Rekisteröidyille lähetetään suostumuksen perusteella asiakastyytyväisyyskyselyitä ja sähköisiä suoramarkkinointiviestejä.
Käsittelyperusteena tarkemmin on:
Henkilötietojen käsittelyyn ei sisälly automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
Rekisterissä on tietoja vain sellaisista yrityksistä ja henkilöistä yhteystietoineen, jotka ovat Juustoportti-konsernin elintarvikeliiketoiminnan nykyisiä tai potentiaalisia asiakasyrityksiä tai kyseisten yritysten yhteyshenkilöitä.
Rekisteröidystä voidaan tallentaa asiakassuhteeseen ja myynnin edistämiseen liittyviä tietoja, kuten:
Rekisteriin kirjattavat henkilötiedot tarkistetaan säännöllisesti ja tiedot poistetaan, kun niiden säilyttämiselle ei ole laillista käsittelyperustetta
Rekisteröidyn tietojen kerääminen perustuu asiakassuhteeseen tai muuhun yhteyteen Juustoportti-konserniin. Rekisterin tiedot kerätään asiakassuhteen erivaiheissa. Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti henkilöltä itseltään tai rekisteröidyn työnantajalta seuraavasti:
Henkilötietoja saatetaan ostaa kertaluonteiseen markkinointikäyttöön myös Juustoportti-konsernin ulkopuolisista rekistereistä sekä kerätä julkisista lähteistä.
Tietoja voidaan luovuttaa Juustoportti-konsernin sisällä.
Henkilötiedot sijaitsevat yritykselle varatussa palvelinosiossa, jonne pääsy on mahdollista vain tietojen käsittelijöillä sekä palvelun tarjoajalla (Lime CRM). Palvelinpalveluntarjoajalla ei ole pääsyä järjestelmään. Yhteys on avattu vain tietyille IP-osoitteille ja VPN-tunneleille.
Kullakin käyttäjällä on henkilökohtaiset käyttäjäoikeudet CRM- järjestelmään. Kaikilla käyttäjillä on pääsy kaikkiin Limessä oleviin tietoihin, mutta Lime CRM-järjestelmän käyttäjien määrä on tarkasti rajattu vain järjestelmää todellisuudessa työssään tarvitseviin henkilöihin.
Tietoja on mahdollista siirtää excel-muotoon ja tulostaa järjestelmästä, mutta tietojen siirtäminen järjestelmän ulkopuolelle on kielletty.
Järjestelmä kerää lokitietoa, jonka perusteella tehdyt toimenpiteet ovat selvitettävissä järjestelmän toimittajan toimesta. Lokitiedon ylläpito on tärkeää järjestelmän eheyden ja mahdollisten ongelmatilanteiden jäljittämiseksi. Järjestelmä ohjaa yrityksen lakisääteisissä tehtävissä käytettäviä tietoja, joten tiedon on oltava seurattavissa ja jäljitettävissä.
Henkilötietoja tarkistetaan säännöllisesti yhteydenottojen yhteydessä. Lisäksi keskusliikkeet lähettävät yhteyshenkilöiden yhteystietojen päivityksiä automaattisesti, minkä perusteella tietoja tallennetaan ja vanhoja poistetaan. Henkilötietojen oikeellisuudesta CRM-järjestelmässä määrää viimekädessä tietojen syöttäjä, mutta saapuvien tietojen oikeellisuudesta vastaa niiden lähettäjä.
Jos rekisteriin tallennettu henkilötieto halutaan poistaa, eikä sen poistaminen aiheuta sopimuksella sovitun tai muutoin varjeltavan edun vaarantumista, tieto poistetaan järjestelmästä rekisteröidyn tai asiakkaan oikeuttaman henkilön erillisestä pyynnöstä. Tietoja poistetaan myös, kun ne todetaan vääriksi tai kun henkilö poistuu asiakkaan palveluksesta ja tieto saavuttaa Juustoportti-konsernin henkilön, joka tietoja ylläpitää.
Tietoja voidaan luovuttaa Juustoportti-konsernin sisällä, mutta tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle. Palvelin sijaitsee Ruotsissa.
Rekisteröity voi kysyä rekisterin tietoja käsittelevältä Juustoportti-konsernin palveluksessa olevalta henkilöltä hänestä tallennettuja tietoja puhelimitse. Tunnistus puhelimitse tapahtuvassa kyselyssä tehdään puhelinnumeron ja kytkettävissä olevien yksilöintitietojen perusteella. Oikeuksia järjestelmän tietojen tarkistamiseksi ei anneta rekisteröidyille, ellei henkilöllä samalla ole roolia, joka oikeuttaisi käyttäjätunnuksiin järjestelmään pääsemiseksi.
Rekisteröidyt tiedot eivät ole arkaluonteisia ja puhelinnumerot ovat yritysasiakkaan omistuksessa olevia puhelinnumeroita.
Tietovuoto on erittäin epätodennäköinen järjestelmästä ja ainoaksi käytännössä mahdolliseksi tietovuotoriskiksi jää tiedon käsittelijä. Mikäli tietovuotoa epäillään, pysytään vuotaja selvittämään järjestelmän tallentaman lokitiedon avulla. Mahdollista on teoriassa viruksen tai muun haittaohjelman aiheuttama tietovuoto, mutta rekisterinpitäjän hyvän tietoturvan vuoksi tätä pidetään epätodennäköisenä.
Tietovuodon riskiä pidetään olemattomana.
Riskin hallitsemiseksi järjestelmään pääsee vain henkilökohtaisin käyttäjäoikeuksin ja pääsy palvelimelle, jolla järjestelmä sijaitsee, on rajattu.
Juustoportti Oy
Y-tunnus: 2065563-7
Meijeritie 3, 61600 Jalasjärvi
Puh. 06-4566800
Lisäksi yhteisrekisterinpitäjinä toimivat soveltuvin osin seuraavat Juustoportti-konserniin kuuluvat yhtiöt:
Juustoportti Food Oy, Y-tunnus 2104605-9
Juustoportti ILO Oy, Y-tunnus 0957083-5
Kasvis Galleria Oy, Y-tunnus 1527898-8
Juustoportti Catering Oy, Y-tunnus 2104606-7
Station Juustoportti Oy, Y-tunnus 2102948-6
Juustoportti Kärsämäki Oy, Y-tunnus 2808916-6
Juustoportti Kuopio Oy, Y-tunnus 2956859-9
Pekka Alakoski, Henkilöstöasiantuntija
e-mail: pekka.alakoski@juustoportti.fi
Puh: +358408252790
Muut yhteystiedot:
Maria Kankaanpää, Henkilöstöpäällikkö
e-mail: maria.kankaanpaa@juustoportti.fi
Puh: +358408334640
Juha Taivalmäki, ICT-päällikkö
e-mail: juha.taivalmaki@juustoportti.fi
Puh: +358407311696
Sendinblu
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Juustoportti Oy:n (2065563-7) sekä sen tytäryhtiöiden, erityisesti Juustoportti Food Oy:n (2104605-9), Juustoportti ILO Oy:n (0957083-5) ja Kasvis Galleria Oy:n (1527898-8)) asiakaskontaktointi, markkinointi, myynti, palvelun laadun kehittäminen, asiakassuhteiden hoito sekä asiakasviestintä.
Henkilötietojen käsittelyn peruste on markkinoinnin osalta oikeutettu etu ja asiakassuhteen hoidon osalta sopimuksen täytäntöönpano. Rekisteröidyille lähetetään suostumuksen perusteella asiakastyytyväisyyskyselyitä ja sähköisiä suoramarkkinointiviestejä.
Käsittelyperusteena tarkemmin on:
Henkilötietojen käsittelyyn ei sisälly automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
Rekisterissä on tietoja vain sellaisista yrityksistä ja henkilöistä yhteystietoineen, jotka ovat Juustoportti-konsernin elintarvikeliiketoiminnan nykyisiä tai potentiaalisia asiakasyrityksiä tai kyseisten yritysten yhteyshenkilöitä.
Rekisteröidystä voidaan tallentaa asiakassuhteeseen ja myynnin edistämiseen liittyviä tietoja, kuten:
Rekisteriin kirjattavat henkilötiedot tarkistetaan säännöllisesti ja tiedot poistetaan, kun niiden säilyttämiselle ei ole laillista käsittelyperustetta.
Jokaisella rekisteröidyllä on myös mahdollisuus markkinointiviestin yhteydessä olevaa ”Perutta uutiskirje”-linkkiä klikkaamalla poistaa itsensä postituslistalta.
Rekisteröidyn tietojen kerääminen perustuu rekisteröidyltä itseltään kerättävään tietoon. Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti henkilöltä itseltään tai rekisteröidyn työnantajalta seuraavasti:
Tietoja voidaan luovuttaa Juustoportti-konsernin sisällä.
Henkilötiedot sijaitsevat yritykselle varatussa palvelinosiossa, jonne pääsy on mahdollista vain tietojen käsittelijöillä sekä palvelun tarjoajalla (Sendinblu). Palvelinpalveluntarjoajalla ei ole pääsyä järjestelmään. Yhteys on avattu vain tietyille IP-osoitteille ja VPN-tunneleille.
Kullakin käyttäjällä on henkilökohtaiset käyttäjäoikeudet Sendinblu- järjestelmään. Kaikilla käyttäjillä on pääsy vain heidän toimintaansa koskeviin tietoihin ja Sendinblu- järjestelmän käyttäjien määrä on tarkasti rajattu vain järjestelmää todellisuudessa työssään tarvitseviin henkilöihin.
Tietoja on mahdollista siirtää excel-muotoon ja tulostaa järjestelmästä, mutta tietojen siirtäminen järjestelmän ulkopuolelle on kielletty.
Järjestelmä kerää lokitietoa, jonka perusteella tehdyt toimenpiteet ovat selvitettävissä järjestelmän toimittajan toimesta. Lokitiedon ylläpito on tärkeää järjestelmän eheyden ja mahdollisten ongelmatilanteiden jäljittämiseksi. Järjestelmä ohjaa yrityksen lakisääteisissä tehtävissä käytettäviä tietoja, joten tiedon on oltava seurattavissa ja jäljitettävissä.
Henkilötietoja tarkistetaan säännöllisesti yhteydenottojen yhteydessä. Jokaisella rekisteröidyllä on myös mahdollisuus markkinointiviestin yhteydessä olevaa ”Perutta uutiskirje”-linkkiä klikkaamalla poistaa itsensä postituslistalta
Jos rekisteriin tallennettu henkilötieto halutaan poistaa, tieto poistetaan järjestelmästä rekisteröidyn tai asiakkaan oikeuttaman henkilön erillisestä pyynnöstä. Tietoja poistetaan myös, kun ne todetaan vääriksi.
Tietoja voidaan luovuttaa Juustoportti-konsernin sisällä, mutta tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.
Rekisteröity voi kysyä rekisterin tietoja käsittelevältä Juustoportti-konsernin palveluksessa olevalta henkilöltä hänestä tallennettuja tietoja puhelimitse. Tunnistus puhelimitse tapahtuvassa kyselyssä tehdään puhelinnumeron ja kytkettävissä olevien yksilöintitietojen perusteella. Oikeuksia järjestelmän tietojen tarkistamiseksi ei anneta rekisteröidyille, ellei henkilöllä samalla ole roolia, joka oikeuttaisi käyttäjätunnuksiin järjestelmään pääsemiseksi.
Rekisteröidyt tiedot eivät ole arkaluonteisia.
Tietovuoto on erittäin epätodennäköinen järjestelmästä ja ainoaksi käytännössä mahdolliseksi tietovuotoriskiksi jää tiedon käsittelijä. Mikäli tietovuotoa epäillään, pysytään vuotaja selvittämään järjestelmän tallentaman lokitiedon avulla. Mahdollista on teoriassa viruksen tai muun haittaohjelman aiheuttama tietovuoto, mutta rekisterinpitäjän hyvän tietoturvan vuoksi tätä pidetään epätodennäköisenä.
Tietovuodon riskiä pidetään olemattomana.
Riskin hallitsemiseksi järjestelmään pääsee vain henkilökohtaisin käyttäjäoikeuksin ja pääsy palvelimelle, jolla järjestelmä sijaitsee, on rajattu.