26.3.2020 Päivitetty otsikointia ja selkeytetty tietosuojaselosteen rakennetta
1.12.2019 Laadittu
Juustoportti Oy
Y-tunnus: 2065563-7
Meijeritie 3, 61600 Jalasjärvi
Puh. 06-4566800
Lisäksi yhteisrekisterinpitäjinä toimivat soveltuvin osin seuraavat Juustoportti-konserniin kuuluvat yhtiöt, joita asiakaspalaute mahdollisesti koskee:
Juustoportti Food Oy, Y-tunnus 2104605-9
Juustoportti ILO Oy, Y-tunnus 0957083-5
Juustoportti Catering Oy, Y-tunnus 2104606-7
Station Juustoportti Oy, Y-tunnus 2102948-6
Juustoportti Kärsämäki Oy, Y-tunnus 2808916-6
Juustoportti Kuopio Oy, Y-tunnus 2956859-9
Kasvis Galleria Oy, Y-tunnus 1527898-8
Pekka Alakoski, Henkilöstöasiantuntija
e-mail: pekka.alakoski@juustoportti.fi
Puh: +358408252790
Muut yhteystiedot:
Maria Kankaanpää, Henkilöstöpäällikkö
e-mail: maria.kankaanpaa@juustoportti.fi
Puh: +358408334640
Juustoportti-konsernin asiakaspalauterekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Juustoportti konsernin (Juustoportti Oy, Juustoportti Food Oy, Juustoportti ILO Oy, Juustoportti Catering Oy, Station Juustoportti Oy, Juustoportti Kärsämäki Oy, Juustoportti Kuopio Oy ja Kasvis Galleria Oy) yhtiöiden saamaan asiakaspalautteeseen vastaaminen sekä mahdollinen lisätietojen pyytäminen palvelun kehittämiseksi ja palautteen käsittelemiseksi. Henkilö voi antaa asiakaspalautteen halutessaan myös anonyymisti.
Käsittelyperusteena on
Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja:
Rekisterissä on ainoastaan sellaisten henkilöiden tietoja, jotka ovat itse päättäneet tietonsa palautteen yhteydessä antaa.
Tiedot säilytetään järjestelmässä vähintään mahdollisten rekisteröidyn pyytämien toimenpiteiden loppuun saattamiseen saakka. Järjestelmää käydään läpi säännöllisesti ja tarpeettomat tiedot poistetaan.
Tiedot saadaan kohdassa 7 määritellyistä säännönmukaisista lähteistä.
Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti henkilöltä itseltään hänen tehdessään asiakaspalautteen Juustoportti-konsernin verkkosivujen kautta ja henkilön itse päättäessä antaa yhteystiedot.
Palautteen koskiessa Juustoportti-konsernin asiakkaan omalle tuotemerkille valmistamia tuotteita, voidaan palaute tilanteen niin vaatiessa luovuttaa edelleen tuotteen valmistuttajalle.
Rekisteröidyn henkilötiedot sijaitsevat yritykselle varatussa palvelinosiossa, jonne pääsy on mahdollinen vain tietojen käsittelijöillä sekä palveluntarjoajalla (Jubic Oy)
Käyttäjätunnukset on sidottu käyttäjäoikeuksiin ja niitä hallitaan keskitetysti.
Järjestelmä kerää lokitietoa, joiden perusteella järjestelmän toimittaja voi jäljittää järjestelmässä tehtyjä toimenpiteitä.
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus pyytää omat tietonsa nähtäväksi, tarkastaa omat tietonsa ja niiden oikeellisuus sekä päivittää henkilötietonsa ilmoittamalla niistä rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää tietonsa poistettavaksi järjestelmästä. Poistaminen tapahtuu olemalla yhteydessä rekisterinpitäjään ja pyytämällä heitä poistamaan rekisteröityä koskevat tiedot. Tunnistus tehdään tämän dokumentin kohdassa 10 määritellyllä tavalla.
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
Tietoa ei siirretä EU:n ulkopuolelle.
Rekisteröity voi kysyä rekisterin tietoja käsittelevältä Juustoportti-konsernin palveluksessa olevalta henkilöltä hänestä tallennettuja tietoja puhelimitse. Tunnistus puhelimitse tapahtuvassa kyselyssä tehdään puhelinnumeron ja kytkettävissä olevien yksilöintitietojen perusteella.
Järjestelmän suojaus on toteutettu hyvin. Pilvipalveluna toimivan järjestelmän heikkous liittyy laitteiden, ohjelmistojen ja ihmisen toimintaongelmiin.
Rekisterinpitäjän laitteilta kirjoittauduttaessa riskit ovat vähäiset hyvin suojatun verkkoyhteyden ja automaattisesti päivitettävien laitteiden johdosta. Myös ohjelmien asentamisen estäminen käyttäjähallinnalla vähentää riskejä. Mahdollista on teoriassa viruksen tai muun haittaohjelman aiheuttama tietovuoto, mutta rekisterinpitäjän hyvän tietoturvan vuoksi tätä pidetään epätodennäköisenä.
Pilvipalvelu mahdollistaa järjestelmään kirjautumisen miltä tahansa laitteelta, jolla on pääsy internettiin. Näin ollen muiden kuin rekisterinpitäjän omistuksessa olevien laitteiden käyttö voi aiheuttaa tietovuotoriskin, jos kirjautujalla on pääkäyttäjäoikeudet. Yhteistyökumppaneilta on edellytetty tietoturvaa, joka estää tietovuodon tapahtumisen.
Ihminen voi laajoilla käyttäjäoikeuksilla aiheuttaa tietovuodon. Tätä riskiä hallitaan vain tarvittavilla laajoilla käyttäjäoikeuksilla.
26.3.2020 Päivitetty otsikointia ja selkeytetty tietosuojaselosteen rakennetta
1.12.2019 Laadittu
Juustoportti Oy
Y-tunnus: 2065563-7
Meijeritie 3, 61600 Jalasjärvi
Puh. 06-4566800
Lisäksi yhteisrekisterinpitäjinä toimivat soveltuvin osin seuraavat työntekijöitä rekrytoivat, Juustoportti-konserniin kuuluvat yhtiöt:
Juustoportti Food Oy, Y-tunnus 2104605-9
Juustoportti ILO Oy, Y-tunnus 0957083-5
Juustoportti Catering Oy, Y-tunnus 2104606-7
Station Juustoportti Oy, Y-tunnus 2102948-6
Juustoportti Kärsämäki Oy, Y-tunnus 2808916-6
Juustoportti Kuopio Oy, Y-tunnus 2956859-9
Kasvis Galleria Oy, Y-tunnus 1527898-8
Pekka Alakoski, Henkilöstöasiantuntija
e-mail: pekka.alakoski@juustoportti.fi
Puh: +358408252790
Muut yhteystiedot:
Maria Kankaanpää, Henkilöstöpäällikkö
e-mail: maria.kankaanpaa@juustoportti.fi
Puh: +358408334640
Juustoportti konsernin työnhakijarekisteri (Sympa HR- järjestelmän sisällä oleva rekrytointiominaisuus)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Juustoportti konsernin (Juustoportti Oy, Juustoportti Food Oy, Juustoportti ILO Oy, Juustoportti Catering Oy, Station Juustoportti Oy, Juustoportti Kärsämäki Oy, Juustoportti Kuopio Oy ja Kasvis Galleria Oy) työntekijöiden rekrytointi, työsuhteiden luominen sekä palautteen kerääminen rekrytointiprosessista.
Käsittelyperusteena on
Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja:
Tietoja säilytetään työnhakijan hakuvaiheessa antamien aikamääreiden puitteissa. Työhakemuksen täyttämisen yhteydessä työnhakija valitsee, haluaako hakemuksensa säilyvän Sympa HR:n rekrytointijärjestelmässä 3, 6 vai 12 kuukautta hakemuksen jättämisestä alkaen. Henkilön valitseman aikamääreen puitteissa hakemus poistuu järjestelmästä automaattisesti.
Tietoja saatetaan kuitenkin säilyttää tarvittaessa pidempään, jos rekisteröidyn kanssa solmitaan työsuhde. Työsuhteen muodostuessa rekisteröity antaa tähän suostumuksensa allekirjoittaessaan työsopimuksen.
Työsuhteen muodostuessa talletetaan seuraavat tiedot:
Tiedot saadaan kohdassa 7 määritellyistä säännönmukaisista lähteistä.
Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti henkilöltä itseltään hänen tehdessä työhakemuksen tai valinnan jälkeen hänen täyttäessään työsopimuksen esitietolomakkeen.
Rekisteri toimii pilvipalveluna ja sijaitsee Suomessa olevalla palvelimella. Palveluun kirjaudutaan henkilökohtaisilla tunnuksilla. Järjestelmä käyttää salattua https-protokollaa.
Henkilötiedot on suojattu siten, että ainoastaan rekrytointiprosessin vastuuhenkilöillä on pääsy työhakemuksiin. Tämä käsittää HR:n asianmukaiset henkilöt, sekä rekrytoinnissa mukana olevat esimiehet, jotka määritellään haetun tehtävän mukaan aina erikseen.
Käyttäjätunnukset on sidottu käyttäjäoikeuksiin ja niitä hallitaan keskitetysti Sympan pääkäyttäjien toimesta.
Järjestelmä kerää lokitietoa, joiden perusteella järjestelmän toimittaja Sympa HR voi jäljittää järjestelmässä tehtyjä toimenpiteitä.
Jokaisella rekisteröidyllä on mahdollisuus pyytää omat tietonsa nähtäväksi ja tarkastaa omat tietonsa ja niiden oikeellisuus sekä päivittää henkilötietonsa ilmoittamalla niistä rekisterinpitäjälle.
Työhakemukset ja sen mukana annetut tiedot poistuvat automaattisesti järjestelmästä rekisteröidyn hakuvaiheessa määrittämän aikamääreen puitteissa. Tietojen säilytys jatkuu pidempään ainoastaan henkilön erikseen näin pyytäessä tai työsuhteen muodostuessa.
Tietoa ei siirretä EU:n ulkopuolelle.
Rekisteröity voi kysyä rekisterin tietoja käsittelevältä Juustoportti-konsernin palveluksessa olevalta henkilöltä hänestä tallennettuja tietoja puhelimitse. Tunnistus puhelimitse tapahtuvassa kyselyssä tehdään puhelinnumeron ja kytkettävissä olevien yksilöintitietojen perusteella.
Järjestelmän suojaus on toteutettu hyvin. Pilvipalveluna toimivan järjestelmän heikkous liittyy laitteiden, ohjelmistojen ja ihmisen toimintaongelmiin.
Rekisterinpitäjän laitteilta kirjoittauduttaessa riskit ovat vähäiset hyvin suojatun verkkoyhteyden ja automaattisesti päivitettävien laitteiden johdosta. Myös ohjelmien asentamisen estäminen käyttäjähallinnalla vähentää riskejä. Mahdollista on teoriassa viruksen tai muun haittaohjelman aiheuttama tietovuoto, mutta rekisterinpitäjän hyvän tietoturvan vuoksi tätä pidetään epätodennäköisenä.
Pilvipalvelu mahdollistaa järjestelmään kirjautumisen miltä tahansa laitteelta, jolla on pääsy internettiin. Näin ollen muiden kuin rekisterinpitäjän omistuksessa olevien laitteiden käyttö voi aiheuttaa tietovuotoriskin, jos kirjautujalla on pääkäyttäjäoikeudet. Yhteistyökumppaneilta on edellytetty tietoturvaa, joka estää tietovuodon tapahtumisen.
Ihminen voi laajoilla käyttäjäoikeuksilla aiheuttaa tietovuodon. Tätä riskiä hallitaan vain tarvittavilla laajoilla käyttäjäoikeuksilla.
26.3.2020 Päivitetty otsikointia ja selkeytetty tietosuojaselosteen rakennetta
8.5.2018 Laadittu
Tämä dokumentti sisältää tietosuojaselosteet Toiminnanohjausjärjestelmä Digia Enterprisesta sekä Lime CRM- järjestelmästä. Dokumentissa ensimmäinen seloste koskee toiminnanohjusjärjestelmää ja jälkimmäinen CRM- järjestelmää.
Juustoportti Oy
Y-tunnus: 2065563-7
Meijeritie 3, 61600 Jalasjärvi
Puh. 06-4566800
Lisäksi yhteisrekisterinpitäjinä toimivat soveltuvin osin seuraavat Juustoportti-konserniin kuuluvat yhtiöt:
Juustoportti Food Oy, Y-tunnus 2104605-9
Juustoportti ILO Oy, Y-tunnus 0957083-5
Kasvis Galleria Oy, Y-tunnus 1527898-8
Pekka Alakoski, Henkilöstöasiantuntija
e-mail: pekka.alakoski@juustoportti.fi
Puh: +358408252790
Muut yhteystiedot:
Maria Kankaanpää, Henkilöstöpäällikkö
e-mail: maria.kankaanpaa@juustoportti.fi
Puh: +358408334640
Riku Lehtonen, Myyntipäällikkö
e-mail: riku.lehtonen@juustoportti.fi
Puh: +358405303343
Digia Enterprise toiminnanohjausjärjestelmä
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ohjata Juustoportti Oy:n (2065563-7) sekä sen tytäryhtiöiden, erityisesti Juustoportti Food Oy:n (2104605-9), Juustoportti ILO Oy:n (0957083-5) ja Kasvis Galleria Oy:n (1527898-8) liiketoimintaa sekä tilaus-toimitusprosessia. Tilaus, laskutus ja kirjanpito luodaan järjestelmästä. Tilauksia voi tehdä ainoastaan järjestelmään perustettu asiakas.
Käsittelyperusteena on
Henkilötietojen käsittelyyn ei sisälly automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
Rekisterissä on tietoja vain sellaisista yrityksistä ja henkilöistä yhteystietoineen, jotka ovat Juustoportti-konsernin elintarvikeliiketoiminnan nykyisiä tai potentiaalisia asiakasyrityksiä tai kyseisten yritysten yhteyshenkilöitä.
Rekisteröidystä voidaan tallentaa asiakassuhteeseen ja myynnin edistämiseen liittyviä tietoja, kuten:
Tiedot säilytetään asiakkuuden ja asiakkaan olemassaolon ajan yritysasiakkaiden kohdalla. Henkilöiden tiedot tallennetaan niin kauan, kunnes uudet yhteyshenkilön yhteystiedot saadaan tai kunnes niiden poistoa pyydetään, eikä tietojen poistolle ole estettä, joka aiheuttaisi jonkin sopimuksessa sovitun seikan vaarantumisen.
Rekisteröityjen tietojen kerääminen perustuu asiakassuhteeseen tai muuhun yhteyteen Juustoportti-konserniin. Rekisterin tiedot kerätään asiakassuhteen erivaiheissa. Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti henkilöltä itseltään tai rekisteröidyn työnantajalta seuraavasti:
Henkilötietoja saatetaan ostaa kertaluonteiseen markkinointikäyttöön myös Juustoportti-konsernin ulkopuolisista rekistereistä sekä kerätä julkisista lähteistä.
Henkilötiedot sijaitsevat yritykselle varatussa palvelinosiossa, jonne pääsy on mahdollista vain tietojen käsittelijöillä sekä palvelun tarjoajalla (Digia). Palvelin palveluntarjoajalla (Elisa Oyj) ei ole pääsyä toiminnanohjausjärjestelmään. Yhteys on avattu vain tietyille IP-osoitteille ja VPN-tunneleille.
Kullakin käyttäjällä on henkilökohtaiset käyttäjäoikeudet toiminnanohjausjärjestelmään. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttäjäoikeudet on jaettu oikeusluokkiin, joiden perusteella henkilötietoihin pääsyä ja niiden käyttöä on rajoitettu.
Tietoja on mahdollista siirtää excel-muotoon ja tulostaa järjestelmästä, mutta tietojen siirtäminen järjestelmän ulkopuolelle on kielletty.
Järjestelmä kerää lokitietoa, jonka perusteella tehdyt toimenpiteet ovat selvitettävissä järjestelmän toimittajan (Digia Oyj) toimesta. Lokitiedon ylläpito on tärkeää järjestelmän eheyden ja mahdollisten ongelmatilanteiden jäljittämiseksi. Järjestelmä ohjaa yrityksen lakisääteisissä tehtävissä käytettäviä tietoja, joten tiedon on oltava seurattavissa ja jäljitettävissä.
Henkilötietoja tarkistetaan säännöllisesti laskutuksen ja yhteydenottojen yhteydessä. Lisäksi keskusliikkeet lähettävät yhteyshenkilöiden yhteystietojen päivityksiä automaattisesti, minkä perusteella tietoja tallennetaan toiminnanohjausjärjestelmään ja vanhoja tietoja poistetaan. Henkilötietojen oikeellisuudesta toiminnanohjausjärjestelmässä määrää viimekädessä tietojen syöttäjä, mutta saapuvien tietojen oikeellisuudesta vastaa niiden lähettäjä.
Jos rekisteriin tallennettu henkilötieto halutaan poistaa, eikä sen poistaminen aiheuta sopimuksella sovitun tai muutoin varjeltavan edun vaarantumista, tieto poistetaan järjestelmästä rekisteröidyn tai asiakkaan oikeuttaman henkilön erillisestä pyynnöstä. Tietoja poistetaan myös, kun ne todetaan vääriksi tai kun henkilö poistuu asiakkaan palveluksesta ja tieto saavuttaa Juustoportti-konsernin henkilön, joka tietoja ylläpitää.
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Toiminnanohjausjärjestelmästä pystytään siirtämään tietoja rajapinnan avulla, mutta henkilötietoja ei siirretä järjestelmän ulkopuolelle.
Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle. Palvelin sijaitsee Suomessa.
Rekisteröity voi kysyä rekisterin tietoja käsittelevältä Juustoportti-konsernin palveluksessa olevalta henkilöltä hänestä tallennettuja tietoja puhelimitse. Tunnistus puhelimitse tapahtuvassa kyselyssä tehdään puhelinnumeron ja kytkettävissä olevien yksilöintitietojen perusteella. Oikeuksia toiminnanohjausjärjestelmään tietojen tarkistamiseksi ei anneta rekisteröidyille, ellei henkilöllä samalla ole roolia, joka oikeuttaisi käyttäjätunnuksiin toiminnanohjausjärjestelmään pääsemiseksi.
Rekisteröidyt tiedot eivät ole arkaluonteisia ja puhelinnumerot ovat yritysasiakkaan omistuksessa olevia puhelinnumeroita.
Tietovuoto on erittäin epätodennäköinen järjestelmästä ja ainoaksi käytännössä mahdolliseksi tietovuotoriskiksi jää tiedon käsittelijä. Mikäli tietovuotoa epäillään, pysytään vuotaja selvittämään järjestelmän tallentaman lokitiedon avulla. Mahdollista on teoriassa viruksen tai muun haittaohjelman aiheuttama tietovuoto, mutta rekisterinpitäjän hyvän tietoturvan vuoksi tätä pidetään epätodennäköisenä.
Tietovuodon riskiä pidetään olemattomana.
Riskin hallitsemiseksi järjestelmään pääsee vain henkilökohtaisin käyttäjäoikeuksin ja pääsy palvelimelle, jolla järjestelmä sijaitsee, on rajattu.
Juustoportti Oy
Y-tunnus: 2065563-7
Meijeritie 3, 61600 Jalasjärvi
Puh. 06-4566800
Lisäksi yhteisrekisterinpitäjinä toimivat soveltuvin osin seuraavat Juustoportti-konserniin kuuluvat yhtiöt:
Juustoportti Food Oy, Y-tunnus 2104605-9
Juustoportti ILO Oy, Y-tunnus 0957083-5
Kasvis Galleria Oy, Y-tunnus 1527898-8
Pekka Alakoski, Henkilöstöasiantuntija
e-mail: pekka.alakoski@juustoportti.fi
Puh: +358408252790
Muut yhteystiedot:
Maria Kankaanpää, Henkilöstöpäällikkö
e-mail: maria.kankaanpaa@juustoportti.fi
Puh: +358408334640
Riku Lehtonen, Myyntipäällikkö
e-mail: riku.lehtonen@juustoportti.fi
Puh: +358405303343
Lime CRM
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Juustoportti Oy:n (2065563-7) sekä sen tytäryhtiöiden, erityisesti Juustoportti Food Oy:n (2104605-9), Juustoportti ILO Oy:n (0957083-5) ja Kasvis Galleria Oy:n (1527898-8)) asiakaskontaktointi, markkinointi, myynti, palvelun laadun kehittäminen, asiakassuhteiden hoito sekä asiakasviestintä.
Henkilötietojen käsittelyn peruste on markkinoinnin osalta oikeutettu etu ja asiakassuhteen hoidon osalta sopimuksen täytäntöönpano. Rekisteröidyille lähetetään suostumuksen perusteella asiakastyytyväisyyskyselyitä ja sähköisiä suoramarkkinointiviestejä.
Käsittelyperusteena tarkemmin on:
Henkilötietojen käsittelyyn ei sisälly automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
Rekisterissä on tietoja vain sellaisista yrityksistä ja henkilöistä yhteystietoineen, jotka ovat Juustoportti-konsernin elintarvikeliiketoiminnan nykyisiä tai potentiaalisia asiakasyrityksiä tai kyseisten yritysten yhteyshenkilöitä.
Rekisteröidystä voidaan tallentaa asiakassuhteeseen ja myynnin edistämiseen liittyviä tietoja, kuten:
Rekisteriin kirjattavat henkilötiedot tarkistetaan säännöllisesti ja tiedot poistetaan, kun niiden säilyttämiselle ei ole laillista käsittelyperustetta
Rekisteröidyn tietojen kerääminen perustuu asiakassuhteeseen tai muuhun yhteyteen Juustoportti-konserniin. Rekisterin tiedot kerätään asiakassuhteen erivaiheissa. Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti henkilöltä itseltään tai rekisteröidyn työnantajalta seuraavasti:
Henkilötietoja saatetaan ostaa kertaluonteiseen markkinointikäyttöön myös Juustoportti-konsernin ulkopuolisista rekistereistä sekä kerätä julkisista lähteistä.
Tietoja voidaan luovuttaa Juustoportti-konsernin sisällä.
Henkilötiedot sijaitsevat yritykselle varatussa palvelinosiossa, jonne pääsy on mahdollista vain tietojen käsittelijöillä sekä palvelun tarjoajalla (Lime CRM). Palvelinpalveluntarjoajalla ei ole pääsyä järjestelmään. Yhteys on avattu vain tietyille IP-osoitteille ja VPN-tunneleille.
Kullakin käyttäjällä on henkilökohtaiset käyttäjäoikeudet CRM- järjestelmään. Kaikilla käyttäjillä on pääsy kaikkiin Limessä oleviin tietoihin, mutta Lime CRM-järjestelmän käyttäjien määrä on tarkasti rajattu vain järjestelmää todellisuudessa työssään tarvitseviin henkilöihin.
Tietoja on mahdollista siirtää excel-muotoon ja tulostaa järjestelmästä, mutta tietojen siirtäminen järjestelmän ulkopuolelle on kielletty.
Järjestelmä kerää lokitietoa, jonka perusteella tehdyt toimenpiteet ovat selvitettävissä järjestelmän toimittajan toimesta. Lokitiedon ylläpito on tärkeää järjestelmän eheyden ja mahdollisten ongelmatilanteiden jäljittämiseksi. Järjestelmä ohjaa yrityksen lakisääteisissä tehtävissä käytettäviä tietoja, joten tiedon on oltava seurattavissa ja jäljitettävissä.
Henkilötietoja tarkistetaan säännöllisesti yhteydenottojen yhteydessä. Lisäksi keskusliikkeet lähettävät yhteyshenkilöiden yhteystietojen päivityksiä automaattisesti, minkä perusteella tietoja tallennetaan ja vanhoja poistetaan. Henkilötietojen oikeellisuudesta CRM-järjestelmässä määrää viimekädessä tietojen syöttäjä, mutta saapuvien tietojen oikeellisuudesta vastaa niiden lähettäjä.
Jos rekisteriin tallennettu henkilötieto halutaan poistaa, eikä sen poistaminen aiheuta sopimuksella sovitun tai muutoin varjeltavan edun vaarantumista, tieto poistetaan järjestelmästä rekisteröidyn tai asiakkaan oikeuttaman henkilön erillisestä pyynnöstä. Tietoja poistetaan myös, kun ne todetaan vääriksi tai kun henkilö poistuu asiakkaan palveluksesta ja tieto saavuttaa Juustoportti-konsernin henkilön, joka tietoja ylläpitää.
Tietoja voidaan luovuttaa Juustoportti-konsernin sisällä, mutta tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle. Palvelin sijaitsee Ruotsissa.
Rekisteröity voi kysyä rekisterin tietoja käsittelevältä Juustoportti-konsernin palveluksessa olevalta henkilöltä hänestä tallennettuja tietoja puhelimitse. Tunnistus puhelimitse tapahtuvassa kyselyssä tehdään puhelinnumeron ja kytkettävissä olevien yksilöintitietojen perusteella. Oikeuksia järjestelmän tietojen tarkistamiseksi ei anneta rekisteröidyille, ellei henkilöllä samalla ole roolia, joka oikeuttaisi käyttäjätunnuksiin järjestelmään pääsemiseksi.
Rekisteröidyt tiedot eivät ole arkaluonteisia ja puhelinnumerot ovat yritysasiakkaan omistuksessa olevia puhelinnumeroita.
Tietovuoto on erittäin epätodennäköinen järjestelmästä ja ainoaksi käytännössä mahdolliseksi tietovuotoriskiksi jää tiedon käsittelijä. Mikäli tietovuotoa epäillään, pysytään vuotaja selvittämään järjestelmän tallentaman lokitiedon avulla. Mahdollista on teoriassa viruksen tai muun haittaohjelman aiheuttama tietovuoto, mutta rekisterinpitäjän hyvän tietoturvan vuoksi tätä pidetään epätodennäköisenä.
Tietovuodon riskiä pidetään olemattomana.
Riskin hallitsemiseksi järjestelmään pääsee vain henkilökohtaisin käyttäjäoikeuksin ja pääsy palvelimelle, jolla järjestelmä sijaitsee, on rajattu.
29.1.2021 Päivitetty järjestelmän vaihduttua PHP-lististä Sendinblu järjestelmään
26.3.2020 Päivitetty otsikointia ja selkeytetty tietosuojaselosteen rakennetta
8.5.2018 Laadittu
Juustoportti Oy
Y-tunnus: 2065563-7
Meijeritie 3, 61600 Jalasjärvi
Puh. 06-4566800
Lisäksi yhteisrekisterinpitäjinä toimivat lounaslistojen osalta Juustoportti-konsernin liikenneasemat.
Juustoportti Catering Oy, Y-tunnus 2104606-7
Station Juustoportti Oy, Y-tunnus 2102948-6
Juustoportti Kärsämäki Oy, Y-tunnus 2808916-6
Juustoportti Kuopio Oy, Y-tunnus 2956859-9
Pekka Alakoski, Henkilöstöasiantuntija
e-mail: pekka.alakoski@juustoportti.fi
Puh: +358408252790
Muut yhteystiedot:
Maria Kankaanpää, Henkilöstöpäällikkö
e-mail: maria.kankaanpaa@juustoportti.fi
Puh: +358408334640
Sofia Kukila, Projektipäällikkö
e-mail: sofia.kukila@juustoportti.fi
Puh: +358400529935
– Jubic Oy: projektissa mukana olevat henkilöt
– Juustoportti: palveluliiketoiminnan kuluttaja-asiakkaista vastaavat henkilöt.
Juustoportti konsernin palveluliiketoiminnan kuluttaja-asiakasrekisteri lounaslistojen lähettämistä varten.
Järjestelmän toimittaja Sendinblu.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Juustoportti-konserniin (Juustoportti Oy) kuuluvien Juustoportti Catering Oy:n, Juustoportti Kuopio Oy:n, Juustoportti Kärsämäki Oy:n sekä Station Juustoportti Oy:n kuluttaja-asiakaskontaktointi lähettämällä heille viikoittaiset lounaslistat. Tätä kyseistä listaa ei käytetä muuhun, kuin puhtaasti lounaslistojen lähettämiseen.
Henkilötietojen käsittelyn peruste on markkinoinnin osalta oikeutettu etu ja asiakassuhteen hoidon osalta sopimuksen täytäntöönpano. Rekisteröidyille lähetetään suostumuksen perusteella Juustoportin liikenneasemien lounaslistat viikoittain.
Käsittelyperusteena tarkemmin on:
Henkilötietojen käsittelyyn ei sisälly automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
Rekisterissä on tietoja vain sellaisista henkilöistä, jotka ovat tilanneet Juustoportin lounaslistat sähköpostiinsa.
Rekisteröidystä tallennetaan järjestelmään ainoastaan sähköpostiosoite.
Rekisteriin kirjattavat henkilötiedot tarkistetaan säännöllisesti ja tiedot poistetaan, kun niiden säilyttämiselle ei ole laillista käsittelyperustetta. Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on myös oikeus pyytää omat tietonsa poistettavan järjestelmästä milloin tahansa.
Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti henkilöltä itseltään hänen tilatessaan sähköpostiin lounaslistat.
Tietoja voidaan luovuttaa Juustoportti-konsernin sisällä.
Henkilötiedot sijaitsevat yritykselle varatussa palvelinosiossa, jonne pääsy on mahdollista vain tietojen käsittelijöillä sekä palvelun tarjoajalla. Yhteys on avattu vain tietyille henkilöille. Lisätietoja voi lukea Sendinblun omasta tietosuojaselosteesta. Palvelin sijaistee Ranskassa.
Kullakin käyttäjällä on henkilökohtaiset käyttäjäoikeudet järjestelmään ja ainoastaan asianosaisilla on pääsy tietoihin.
Tietoja on mahdollista siirtää excel-muotoon ja tulostaa järjestelmästä, mutta tietojen siirtäminen järjestelmän ulkopuolelle tai kolmannelle osapuolelle on kielletty.
Järjestelmä kerää lokitietoa, jonka perusteella tehdyt toimenpiteet on selvitettävissä järjestelmän toimittajan toimesta. Lokitiedon ylläpito on tärkeää järjestelmän eheyden ja mahdollisten ongelmatilanteiden jäljittämiseksi. Järjestelmää käytetään postituslistan hallinnointiin, johon kuluttaja-asiakas on varta vasten itse antanut suostumuksensa palvelun tilaamalla. Tietojenkäsittelyn läpinäkyvyyden ja parhaan asiakaskokemuksen tuottamiseksi on tiettyjen tietojen oltava seurattavissa ja jäljitettävissä ongelmatilanteiden ratkaisua varten.
Henkilötietoja tarkistetaan säännöllisesti. Henkilötietojen oikeellisuuden järjestelmässä määrää viimekädessä tietojen syöttäjä, mutta saapuvien tietojen oikeellisuudesta vastaa henkilö ne antaessaan.
Jos rekisteriin tallennettu henkilötieto halutaan poistaa, tieto poistetaan järjestelmästä rekisteröidyn omasta pyynnöstä. Tietoja poistetaan myös, kun ne todetaan vääriksi.
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille eikä tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.
Rekisteröity voi kysyä rekisterin tietoja käsittelevältä Juustoportti-konsernin palveluksessa olevalta henkilöltä hänestä tallennettuja tietoja puhelimitse. Tunnistus puhelimitse tapahtuvassa kyselyssä tehdään puhelinnumeron ja kytkettävissä olevien yksilöintitietojen perusteella. Oikeuksia rekisterin tietojen tarkistamiseksi ei anneta rekisteröidyille, ellei henkilöllä samalla ole roolia, joka oikeuttaisi käyttäjätunnuksiin rekisteriin pääsemiseksi.
Rekisteröidyt tiedot eivät ole arkaluonteisia.
Tietovuoto on erittäin epätodennäköinen järjestelmästä ja ainoaksi käytännössä mahdolliseksi tietovuotoriskiksi jää tiedon käsittelijä. Mikäli tietovuotoa epäillään, pysytään vuotaja selvittämään järjestelmän tallentaman lokitiedon avulla. Mahdollista on teoriassa viruksen tai muun haittaohjelman aiheuttama tietovuoto, mutta rekisterinpitäjän hyvän tietoturvan vuoksi tätä pidetään epätodennäköisenä.
Tietovuodon riskiä pidetään olemattomana.
Riskin hallitsemiseksi järjestelmään pääsee vain henkilökohtaisin käyttäjäoikeuksin ja pääsy palvelimelle, jolla järjestelmä sijaitsee, on rajattu.